Trabajo Práctico N°11 – Prof. A.S Majo Noguez

EJEMPLO

Proyecto: Desarrollo de una página web para un cliente que desea vender productos en línea.

Equipo: 1 diseñador gráfico, 1 desarrollador frontend, 1 desarrollador backend, y 1 tester.

Problema Inicial:

El equipo está desarrollando la página web sin usar ninguna metodología específica para la gestión del proyecto. Esto genera varios problemas:

Tareas Desorganizadas: Las tareas no tienen un orden claro y todos trabajan en diferentes partes de la página web sin coordinación.
Falta de Transparencia: No hay visibilidad sobre el progreso de cada tarea, y el cliente no sabe en qué punto está el desarrollo.
Cuellos de Botella: El desarrollador backend termina esperando que el frontend termine el diseño para poder integrar su parte, causando tiempos muertos.
Errores Acumulados: Los errores encontrados por el tester se detectan muy tarde, lo que hace que el equipo tenga que volver atrás en el desarrollo para corregirlos, retrasando el proyecto.

Aplicación Tablero kanban:

Después de detectar estos problemas, el equipo decide implementar un tablero Kanban para organizar el desarrollo de la página web.

Creación del Tablero Kanban:

El equipo crea un tablero Kanban con las siguientes columnas:

To Do (Por Hacer): Tareas que aún no se han iniciado.
In Progress (En Proceso): Tareas en las que se está trabajando actualmente.
Code Review (Revisión de Código): Tareas que han terminado el desarrollo y necesitan ser revisadas.
Testing (Pruebas): Tareas que están siendo probadas por el tester.
Done (Hecho): Tareas completadas y aprobadas.

Ejemplos de Tareas:

To Do:
- Diseñar la interfaz de usuario de la página de productos.
- Implementar la funcionalidad de búsqueda.
- Configurar la base de datos de productos.
In Progress:
- Desarrollar el formulario de contacto (frontend).
- Implementar la autenticación de usuarios (backend).
Code Review:
- Revisión del código de la funcionalidad de carrito de compras.
Testing:
- Pruebas de integración del formulario de contacto.
- Verificación de la autenticación de usuarios.
Done:
- Diseño del logo y de la paleta de colores.

Límites de Trabajo en Proceso (WIP):

Para evitar que el equipo tenga demasiadas tareas en progreso y se acumulen errores, se establecen límites WIP:

In Progress: Máximo de 3 tareas.
Testing: Máximo de 2 tareas.

Resultados Después de Aplicar Kanban:

Mayor Organización y Prioridad:
- Con el tablero Kanban, el equipo puede ver claramente las tareas que deben hacerse y en qué orden. Esto evita que el desarrollador backend tenga que esperar al frontend porque ahora hay tareas paralelas en las que puede avanzar.
Transparencia en el Progreso:
- Todos pueden ver en qué estado está cada tarea (por ejemplo, “In Progress”, “Testing”), y el cliente tiene una mejor visión del avance del proyecto.
Reducción de Cuellos de Botella:
- Al limitar el trabajo en progreso y priorizar tareas críticas, los tiempos muertos se reducen. Ahora, el backend puede trabajar en tareas adicionales mientras espera por el frontend.
Detección Temprana de Errores:
- Con la columna de “Testing”, los errores se detectan más temprano en el proceso. El tester puede probar las funcionalidades a medida que están listas y, si encuentra problemas, estas se devuelven a “In Progress” para corrección.

Comparación del Antes y Después:

Aspecto	Antes de Kanban	Después de Kanban
Organización	Tareas desorganizadas, sin un flujo definido.	Tareas organizadas por fases con flujo claro.
Visibilidad	Falta de visibilidad sobre el progreso.	Todo el equipo y el cliente ven el estado de cada tarea.
Cuellos de Botella	Desarrollador backend espera a frontend.	Tareas paralelas reducen los tiempos de espera.
Manejo de Errores	Errores se detectan tarde, retrasando el proyecto.	Errores se detectan temprano y se corrigen rápido.
Productividad	Baja productividad por falta de coordinación.	Mejora de la productividad con flujo de trabajo continuo.

ACTIVIDAD

Proyecto de Reparación de PCs

Proyecto: Servicio de mantenimiento y reparación de PCs para una oficina con 20 equipos de trabajo.
Equipo: 1 técnico de hardware, 1 técnico de software, y 1 coordinador de proyectos.

En una oficina con 20 computadoras, se inicia un proyecto para realizar el mantenimiento y reparación de todos los equipos, asegurando que cada uno funcione de manera óptima. El equipo a cargo de este proyecto está compuesto por un técnico de hardware, un técnico de software y un coordinador de proyectos. Sin embargo, pronto surgen complicaciones que dificultan el progreso del trabajo.

Desde el primer día, los técnicos se encuentran con un problema recurrente: no tienen una forma clara de decidir qué PC reparar primero. Algunas de las computadoras son más críticas para el trabajo diario de la oficina, como las del área de contabilidad, que necesitan mantenerse operativas. Sin embargo, al no existir una priorización definida, los técnicos terminan reparando equipos menos urgentes, mientras las computadoras más importantes quedan olvidadas en la cola de espera.

A medida que avanzan con las reparaciones, el coordinador del proyecto empieza a recibir numerosas llamadas de empleados preguntando sobre el estado de sus equipos. Esto se debe a que no hay un registro claro del progreso de cada reparación. A veces, una computadora puede estar en la fase de diagnóstico, otra en la de reparación de hardware, y una más esperando la reinstalación del sistema operativo, pero nadie sabe exactamente cuál es la situación de cada una. Esto genera confusión y ansiedad entre los usuarios, que no saben cuándo podrán volver a utilizar sus equipos.

La situación se complica aún más cuando el técnico de hardware se encuentra con la necesidad de cambiar componentes. Muchas veces, el taller no tiene en stock las piezas que necesita, como discos duros o tarjetas madre. Sin un sistema para registrar qué piezas están disponibles y cuáles hay que pedir, los técnicos se ven obligados a detener el trabajo, esperar a que lleguen los componentes, y esto retrasa el proyecto considerablemente.

El taller también empieza a llenarse de computadoras a medio reparar. Los técnicos no tienen un límite claro de cuántos equipos pueden estar trabajando al mismo tiempo, lo que resulta en un caos de computadoras esparcidas por todas partes. Los técnicos saltan de un equipo a otro sin terminar ninguno, lo que disminuye su eficiencia y hace que algunas reparaciones se extiendan más de lo necesario.

Una vez que terminan de reparar una computadora, los técnicos deben realizar pruebas de calidad para asegurarse de que todo esté en orden antes de devolverla al cliente. Sin embargo, estas pruebas no se realizan de inmediato. A veces, pasan días antes de que alguien revise los equipos reparados, lo que provoca retrasos adicionales y clientes impacientes.

Además, no hay un sistema claro para asignar las tareas a cada técnico. En varias ocasiones, ambos técnicos se encuentran trabajando en la misma computadora sin saberlo, mientras otros equipos que requieren atención urgente se quedan olvidados. Esto causa duplicación de esfuerzos y una falta de coordinación entre el equipo.

Para colmo, algunos problemas como la instalación incorrecta de drivers o incompatibilidades de hardware se repiten una y otra vez. Al no llevar un registro de estos errores, los técnicos se enfrentan a las mismas dificultades una y otra vez, sin aprender de los casos anteriores, lo que aumenta la frustración y prolonga los tiempos de reparación.

La situación se vuelve insostenible, y el coordinador del proyecto empieza a notar que, sin una forma organizada de gestionar el trabajo, es imposible cumplir con los plazos prometidos y satisfacer a los usuarios. Es evidente que algo tiene que cambiar para que el equipo pueda organizarse mejor y lograr un flujo de trabajo más eficiente.

Objetivo del Trabajo: Utilizando la metodología Kanban, reorganizar el flujo de trabajo del equipo de reparación de PCs para mejorar la eficiencia y la satisfacción de los clientes.

El trabajo práctico consiste en analizar y solucionar la situación que sucede en esta empresa, para comenzar deberán determinar el problema inicial, visualizar el estado de cada tarea, priorizar las reparaciones según lo analizado y evitar la sobrecarga de trabajo.

Como equipo deberán trabajar en el diseño del tablero Kanban, una breve descripción de cada columna del tablero y una explicación detallada de cómo aplicarían la metodología Kanban para resolver los problemas de organización en el taller de reparaciones de PC. La presentación del trabajo será expositiva y deberá ser realizada por los integrantes del grupo, tener en cuenta que dividirse las tareas será determinante para el éxito del trabajo. El tablero Kanban diseñado deberá ser expuesto en formato papel.

Instrucciones:

Identifica las fases del proceso: Enumera las etapas principales por las que pasa cada computadora en el proceso de reparación (por ejemplo, diagnóstico, reparación de hardware, instalación de software, pruebas de calidad, entrega).
Diseña un tablero Kanban: Crea un tablero Kanban con las columnas que representen las fases que has identificado. Deberás agregar al menos las siguientes columnas: Por Hacer (To Do), En Proceso (In Progress), En Espera (Blocked), y Terminado (Done).
Asignación de tareas: Indica cómo se podrían organizar las tareas de los técnicos en el tablero Kanban para que trabajen de forma más eficiente. Recuerda que en Kanban es importante establecer un límite en la cantidad de tareas en proceso (WIP – Work In Progress).
Registro de problemas comunes: Piensa en cómo puedes utilizar el tablero para registrar y solucionar problemas recurrentes (por ejemplo, falta de piezas, errores de software que se repiten, etc.). Describe cómo usarías Kanban para identificar y minimizar estos problemas.
Evaluación del impacto: Explica cómo el uso del tablero Kanban podría mejorar la comunicación entre los técnicos, la coordinación del trabajo y la satisfacción de los usuarios de la oficina. ¿Qué ventajas traerá esta nueva forma de organizar el trabajo?