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¿Qué es un Tablero Kanban?
Un Tablero Kanban es una brillante herramienta visual que ofrece una visión general del estado actual del trabajo y simplifica la comunicación del equipo. También es un elemento fundamental del método Kanban, que ayuda a optimizar y mejorar continuamente cualquier proceso de negocios. Visualizar el trabajo en un tablero Kanban aumentará la productividad y eliminará el caos en tu lugar de trabajo.
¿Cómo funciona un tablero Kanban?
Los tableros Kanban funcionan asignando elementos de trabajo individuales a notas colocadas en columnas en un tablero grande. Las columnas del tablero representan el flujo de valor – una secuencia de pasos específicos que las tareas o productos deben atravesar desde el comienzo del proceso de trabajo hasta el final. Los elementos de trabajo se escriben en tarjetas y se colocan en sus respectivas columnas.
Se utilizan diferentes colores de tarjetas para diferentes tipos de elementos de trabajo, y se utilizan filas horizontales, conocidas como “swimlanes” (o carriles), para organizar equipos que trabajan en la misma tabla. Se pone un límite a la capacidad de algunas columnas para asegurar un flujo de trabajo fluido, y las tarjetas pull de los miembros del equipo se mueven a través de las columnas de izquierda a derecha a medida que el trabajo avanza.
Cómo crear un Tablero Kanban en 5 pasos:
Paso 1: Visualizar tu flujo de trabajo
Para crear un Tablero Kanban, consigue una cartulina (será nuestra pizarra), y luego divide el flujo de trabajo desde el momento en que inicia hasta que termine en pasos distintivos y dibuja una columna para cada uno.
Paso 2: Identificar los tipos de trabajo que realizas
Decide en qué tipo de elementos de trabajo trabajas habitualmente. Estos pueden ser, por ejemplo, pedidos de clientes, solicitudes de soporte o tareas de mantenimiento. Asigna un color particular a cada uno de ellos, y consigue muchos post-its de estos colores.
Paso 3: Escribe las tareas en tarjetas y colócalas en la pizarra
Escribe cada cosa en la que estés trabajando en un post-it según el código de color que hayas establecido, y ponla en la pizarra en la columna respectiva. El orden de las tarjetas en cada columna debe representar su prioridad relativa, con las más urgentes en la parte superior.
Paso 4: Comienza a trabajar con tu Tablero Kanban
Trabaja en tareas que empiezan con los de arriba. Cuando una tarea está lista para ser movida a la siguiente columna, colócala en su parte inferior. Esta metodología ayudará a mantener un alto flujo de trabajo en tu tablero.
Paso 5: Mejora el flujo de trabajo
Kanban se trata de mantener un flujo de trabajo alto y consistente. Con tu tablero, deberás ser capaz de observar la visión general del estado del trabajo e identificar instantáneamente cualquier problema o cuello de botella. Ningún elemento de trabajo debería quedarse rezagado, y las columnas no deberían estar sobrecargadas de tareas. La técnica más directa para asegurar un flujo consistente es limitar el trabajo en progreso.
Limitar el trabajo en progreso significa poner un límite (límite WIP) a la capacidad de una columna del tablero Kanban. Por ejemplo, puedes decidir que no debes trabajar en más de dos cosas a la vez. Así que cuando tengas más de dos artículos en una columna, deja de aceptar nuevos y enfoca todos tus esfuerzos en conseguir que por lo menos un artículo de esta columna se haga primero.
Limitar el trabajo en progreso ayuda a controlar el número de cosas sin terminar que tienes en frente, antes de aceptar nuevas. Ten en cuenta que los tableros Kanban son parte de un método Kanban más grande, que ofrece muchas otras técnicas para mantener el flujo de trabajo.
¿De dónde vinieron originalmente los tableros Kanban?
La historia de los tableros Kanban comienza en 1963 en el piso de manufactura de la Toyota Motor Company. Allí, Tachi Ohno trabajó en los principios básicos del método Kanban, que incluía tarjetas Kanban como señales visuales que ayudaban a controlar el flujo de piezas a través de la cadena de suministro.
Alrededor del 2006, a medida que el método Kanban iba ganando popularidad, los creadores de programas informáticos comenzaron a aplicarlo a la práctica común de visualizar y compartir el estado de los proyectos colocando tarjetas en pizarras en la sala de proyectos. La aplicación de los principios del método Kanban a los, por demás caóticos, tableros de proyectos, les dio las columnas y la estructura de las que han surgido los tableros Kanban modernos. Ahora se utilizan con éxito en todo tipo de industrias y en todos los lugares donde la visualización del estado del trabajo ayuda a organizar mejor el trabajo.
Qué es una tarjeta Kanban (Kanban board)?
Una tarjeta Kanban representa una tarea individual en el tablero de Kanban. Cada tarjeta contiene detalles relevantes como la descripción de la tarea, responsable, fecha de inicio, y fecha de vencimiento. Estas tarjetas se mueven por diferentes columnas del tablero (como “Por hacer”, “En proceso”, “Hecho”), lo que proporciona una vista clara del estado del trabajo.
Tableros físicos vs. Tableros en línea
Los tableros Kanban disponibles en línea son una respuesta natural a las necesidades de los equipos remotos, y una solución ideal para las empresas modernas, donde el trabajo desde casa es un estándar soportado, ya sea en capacidad de tiempo completo o parcial. Kanban en línea combina los principios establecidos y valorados de la metodología Kanban, tales como los límites del trabajo en progreso, con la última tecnología, ayudando a las empresas a tener éxito en mercados altamente competitivos.
Un Tablero Kanban en la nube
Independientemente de la ubicación de los miembros de su equipo, diariamente todos pueden visualizar, controlar y optimizar el flujo de trabajo y colaborar en tiempo real.
Una ventaja única de un tablero Kanban digital, es la posibilidad de que tu progreso sea monitoreado y analizado automáticamente con seguimiento de tiempo y numerosas métricas. El tablero también mantendrá vigilado al equipo cumpliendo con los límites de Trabajo en Progreso acordados.
Los tableros Kanban pueden ser fácilmente personalizados para que se ajusten al flujo de trabajo de su equipo y a sus necesidades específicas. Los equipos de desarrollo de software están implementando tableros Kanban compartidos para aumentar la visibilidad, manejar interrupciones o dividir visual y funcionalmente el desarrollo del trabajo y las correcciones de errores.
Un tablero Kanban construido para ajustarse a tus preferencias particulares permite manejar el proceso de desarrollo, enfocarse en los elementos correctos en los momentos correctos, para – como resultado – entregar software de alta calidad más rápido.
Kanban para un Departamento de Ventas
El Tablero Kanban es también una aplicación popular para visualizar y rastrear los procesos de ventas: desde> el contacto inicial, pasando por las etapas de negociación, el intercambio de documentos, el seguimiento y la finalización, además del seguimiento posterior, hasta obtener una retroalimentación.
Puede ayudarte a crear un proceso de ventas que sea fiable, fácil de gestionar y mantener, y que te ayudará a crear sin esfuerzo un fuerte vínculo con tus clientes. Para un trabajo tan desafiante como el de las ventas, la racionalización del proceso por sí sola puede ser de gran ayuda.
¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar los Tableros Kanban?
El uso de tableros de Kanban tiene muchas ventajas, entre ellas una mejor gestión del trabajo, una mejor colaboración en equipo y mantener a todos en la misma página. En comparación con otras técnicas ágiles y ajustadas de gestión de proyectos y procesos, el método Kanban es mucho más fácil de implementar y, >en la mayoría de los casos, los directores generales ven los resultados más rápidamente. Si se implementa correctamente, Kanban puede ayudar a tu equipo a lograr resultados excepcionales.
Está comprobado que Tableros Kanban:
- Ayudan a visualizar el flujo de trabajo
- Aumentan significativamente los niveles de productividad
- Maximizan la eficiencia del equipo
- Reducen los cuellos de botella y el desperdicio
- Mejoran la comunicación y la felicidad general de los empleados
- Mejoran la tasa de éxito en la ejecución de los proyectos
- Ayudan a implementar la mejora continua de los procesos
LAS METRICAS DE KANBAN
Las métricas de Kanban son indicadores clave que permiten monitorear y optimizar el flujo de trabajo en un tablero Kanban. Estas métricas ayudan a mejorar la eficiencia del equipo, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas para gestionar el trabajo de manera efectiva. Algunas de las principales métricas utilizadas en Kanban son:
- Throughput (Producción):
Es la cantidad de tareas completadas en un período de tiempo determinado (por ejemplo, por semana). Esta métrica mide cuán rápido el equipo está finalizando su trabajo y permite predecir la capacidad del equipo a largo plazo. - Lead Time (Tiempo de Entrega):
Es el tiempo total que tarda una tarea desde que se inicia hasta que se completa, incluyendo el tiempo de espera. Se utiliza para evaluar cuánto tiempo tarda el equipo en entregar valor al cliente. - Cycle Time (Tiempo de Ciclo):
Es el tiempo que una tarea pasa activamente en una etapa específica del proceso (por ejemplo, “En Progreso”) hasta que se completa. Este tiempo excluye los períodos en los que una tarea está en espera. El objetivo es minimizar el tiempo de ciclo para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. - Work In Progress (WIP) Limit:
Es el número máximo de tareas permitidas en cada columna del tablero Kanban (por ejemplo, cuántas tareas se pueden estar trabajando simultáneamente). Establecer un límite de WIP ayuda a evitar la sobrecarga del equipo y a enfocarse en completar tareas antes de comenzar nuevas. - Cumulative Flow Diagram (Diagrama de Flujo Acumulado):
Es una representación visual que muestra la cantidad de trabajo en diferentes etapas del proceso a lo largo del tiempo. Este diagrama ayuda a identificar cuellos de botella y a analizar la estabilidad del flujo de trabajo. - Blockers (Bloqueadores):
Son tareas que no pueden avanzar debido a impedimentos o problemas externos. El seguimiento de los bloqueadores permite identificar y resolver obstáculos que frenan el progreso del trabajo. - Aging Work Items (Edad de las Tareas):
Es el tiempo que una tarea lleva en el tablero sin ser completada. Las tareas que permanecen mucho tiempo sin avances pueden indicar problemas que requieren atención inmediata. - Queue Length (Longitud de la Cola):
Es la cantidad de tareas que están en espera en una determinada etapa del proceso. Si la cola se acumula demasiado, puede ser una señal de que se necesita más capacidad en esa etapa para acelerar el flujo de trabajo.
Estas métricas permiten a los equipos que utilizan Kanban medir y mejorar su proceso de entrega continua, identificar problemas, y ajustar sus flujos de trabajo para optimizar la eficiencia.
GUIA N°2
- ¿Qué es un Tablero Kanban y cuál es su principal objetivo en el trabajo en equipo?
- ¿Cómo funciona un Tablero Kanban en términos de flujo de trabajo?
- ¿Cuáles son los pasos básicos para crear un Tablero Kanban?
- ¿Por qué es importante limitar el trabajo en progreso en un Tablero Kanban?
- ¿Cómo surgieron los Tableros Kanban y cómo han evolucionado hasta hoy?
- ¿Cuáles son las diferencias entre los Tableros Kanban físicos y los Tableros Kanban en línea?
- ¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar un Tablero Kanban en la gestión de proyectos y equipos?